Opinia: Zarządca kamienicy zlecił sprzątanie po zgonie lokatora — jak to wyglądało od strony wspólnoty?

Dwunastu właścicieli dzwoniło do mnie codziennie z pytaniem, kiedy zniknie zapach — a ja nie miałem nawet klucza do mieszkania

Zarządzam kamienicą przy ulicy Jagiellońskiej w Łodzi od jedenastu lat. Dziewiętnaście lokali, wspólnota mieszkaniowa, budynek z tysięcy dziewięćset dziesiątego roku, trzy klatki schodowe. W marcu 2025 roku w mieszkaniu na pierwszym piętrze klatki B zmarł pan Kazimierz — osiemdziesięcioletni emeryt, wdowiec, mieszkał sam od pięciu lat. Lokatorzy z klatki B zgłosili zapach w poniedziałek. We wtorek zadzwoniła do mnie pani z parteru — powiedziała, że zapach czuć już w jej mieszkaniu przez strop. W środę na klatce nie dało się stać. Zadzwoniłem na policję.

Policja weszła w środę po południu ze ślusarzem. Pan Kazimierz leżał w kuchni. Lekarz ocenił, że zgon nastąpił około tygodnia wcześniej — prawdopodobnie w poprzedni środę lub czwartek. Przyczyna naturalna, bez sekcji. Policja nie zabezpieczyła mieszkania — ciało zabrano, drzwi zamknięto na klucz ślusarza, klucz oddano mi jako zarządcy. I w tym momencie zaczął się problem, którego żaden kurs zarządzania nieruchomościami mnie nie przygotował: mam klucz do mieszkania, w którym od tygodnia rozkłada się ciało, mam dwunastu właścicieli żądających natychmiastowego działania, mam zapach przenikający przez strop i ściany do sąsiednich lokali — i nie mam żadnej procedury, która mówi, kto za to płaci, kto zleca i na jakiej podstawie prawnej.

Kto zleca, kto płaci — pytanie, na które nie ma prostej odpowiedzi

To jest najważniejsza kwestia z perspektywy zarządcy i wspólnoty — i jednocześnie najbardziej zagmatwana. Mieszkanie pana Kazimierza było własnościowe. Właściciel nie żyje. Spadkobiercy — córka mieszkająca w Anglii — jeszcze nie podjęli żadnych kroków spadkowych. Wspólnota mieszkaniowa nie jest właścicielem lokalu i formalnie nie ma prawa zlecać prac wewnątrz cudzego mieszkania. Ale wspólnota odpowiada za części wspólne — a zapach na klatce schodowej, w piwnicy i w mieszkaniu pani z parteru to problem części wspólnych.

Zadzwoniłem do prawnika obsługującego wspólnotę w czwartek rano. Wyjaśnił sytuację tak: wspólnota może podjąć uchwałę o zleceniu prac zabezpieczających w lokalu, jeśli stan lokalu zagraża innym mieszkańcom lub częściom wspólnym. Podstawa — artykuł 13 ustawy o własności lokali, obowiązek właściciela utrzymywania lokalu w należytym stanie. Jeśli właściciel nie żyje i nie ma spadkobiercy, który działa — wspólnota może wejść, zlecić niezbędne prace i dochodzić kosztów od spadkobierców. Prawnik podkreślił: „Musi być uchwała, musi być dokumentacja, musi być uzasadnienie sanitarne. Nie może pan wejść sam i zlecić na własną rękę”.

W piątek wieczorem zwołałem zebranie nadzwyczajne wspólnoty. Przyszło czternastu z dziewiętnastu właścicieli — w tym wszyscy z klatki B. Uchwała przeszła jednogłośnie: wspólnota zleca zarządcy organizację profesjonalnego sprzątania i dezynfekcji lokalu numer siedem, koszty pokrywane z funduszu remontowego z prawem regresu wobec spadkobierców. Prawnik przygotował treść uchwały — precyzyjną, z powołaniem na zagrożenie sanitarne i obowiązek z artykułu 13. W sobotę rano zadzwoniłem do Bestclean24.

Rozmowa z firmą — inne pytania niż przy zleceniu rodzinnym

Kiedy zadzwoniłem, od razu powiedziałem: „Dzwonię jako zarządca wspólnoty mieszkaniowej, nie jako rodzina. Mieszkanie jest własnościowe, właściciel zmarł, mam uchwałę wspólnoty upoważniającą mnie do zlecenia prac”. Konsultant Bestclean24 nie zamilkł, nie poprosił o czas na konsultację — odpowiedział od razu: „Rozumiem. Będziemy potrzebowali kopii uchwały, pana upoważnienia do zarządzania nieruchomością i klucza. Czy policja zakończyła czynności?”. Wiedział, o co pytać. To nie był jego pierwszy zarządca.

Potem zapytał o coś, o czym sam bym nie pomyślał: „Czy zapach przedostaje się do innych lokali? Jeśli tak, możemy potrzebować dostępu nie tylko do mieszkania, ale też na klatkę schodową — ozonowanie samego lokalu może nie wystarczyć, jeśli klatka jest nasycona”. Powiedziałem, że zapach jest na klatce B od parteru do drugiego piętra i w mieszkaniu pod spodem. Odpowiedział: „To uwzględnimy w wycenie. Technik oceni, czy trzeba ozonować klatkę osobno”.

Chronologia — od zgłoszenia sąsiadów do protokołu odbioru

Cały proces — od pierwszego zgłoszenia zapachu do podpisania protokołu — trwał szesnaście dni. Z czego firma potrzebowała siedmiu dni roboczych. Reszta to formalności po stronie wspólnoty, policji i mojej. Poniżej dzień po dniu — z naciskiem na to, co musiałem zorganizować jako zarządca, bo ta perspektywa jest w internecie nieobecna.

Czego nie wiesz jako zarządca — cztery rzeczy, które chciałbym wiedzieć przed pierwszym telefonem od sąsiadów

Zarządzam nieruchomościami od kilkunastu lat. Miałem do czynienia z zalewaniami, pęknięciami rur, pożarem w piwnicy, odpadającym tynkiem z elewacji. Zgon lokatora ze skażeniem mieszkania i części wspólnych — to był pierwszy raz. I okazało się, że żaden z moich dotychczasowych problemów nie przygotował mnie na ten, bo tu splatają się trzy światy: prawo spadkowe, prawo wspólnoty mieszkaniowej i procedura sanitarna. Poniżej cztery lekcje dla zarządców.

Kontakt z córką w Anglii — najtrudniejsza część mojej pracy

Córka pana Kazimierza odebrała telefon w czwartek, dzień po znalezieniu ciała. Policja dała mi jej numer — była jedyną osobą kontaktową w dokumentach. Rozmowa trwała dwadzieścia minut. Płakała, przepraszała, mówiła, że nie była od dwóch lat, że planowała przyjazd na Wielkanoc. Musiałem powiedzieć jej trzy rzeczy: że tato nie żyje, że mieszkanie wymaga profesjonalnego sprzątania i że wspólnota będzie dochodzić kosztów od spadkobierców. Trzy wiadomości, każda trudniejsza od poprzedniej, w jednej rozmowie telefonicznej z obcym człowiekiem.

Zachowałem się tak, jak chciałbym, żeby ktoś zachował się wobec mnie. Powiedziałem, że wspólnota załatwi sprzątanie, że nie musi przyjeżdżać teraz i że dostanie dokumentację mailem — uchwałę, wycenę, fakturę, protokół. Poprosiłem, żeby nie odrzucała spadku, zanim zobaczy koszty, bo kwota jest do udźwignięcia. Odpisała mailem tydzień później: „Dziękuję, że pan to zorganizował. Przyjadę w maju. Proszę o fakturę, pokryję koszty”. Pokryła — całość, bez dyskusji, po zobaczeniu protokołu i faktury z rozbiciem.

Moja ocena — z perspektywy zarządcy, nie rodziny

Potrzebuję od firmy trzech rzeczy: dokumentacji, którą mogę pokazać wspólnocie i prawnikowi, podziału kosztów na lokal i część wspólną oraz terminowości, bo każdy dzień zapachu na klatce to kolejne telefony i skargi. Bestclean24 dała mi wszystkie trzy. Oceniam jako zleceniodawca instytucjonalny — moje kryteria są inne niż rodziny, bo nie przeżywam żałoby, tylko zarządzam kryzysem.

Ile to kosztowało wspólnotę

Faktura z rozbiciem na dwie pozycje. Pierwsza: sprzątanie, dezynfekcja i ozonowanie lokalu numer siedem — demontaż desek podłogowych, usunięcie linoleum, mycie enzymatyczne, dezynfekcja, trzy sesje ozonowania, utylizacja mebli kuchennych i podłogi: 4 800 zł netto. Ta kwota obciąża spadkobierców — córka pokryła ją w całości po otrzymaniu faktury i protokołu. Druga: ozonowanie klatki schodowej B — jedna sesja z uszczelnieniem, pomiar VOC przed i po: 650 zł netto. Ta kwota obciąża wspólnotę — przeszła w uchwale rozliczeniowej jako koszt utrzymania części wspólnych.

Łącznie: 5 450 zł netto. Do tego moje koszty jako zarządcy: konsultacja prawna (300 zł), przygotowanie uchwały (w ramach konsultacji), zebranie nadzwyczajne (wieczór piątkowy — mój czas), korespondencja z córką w Anglii, koordynacja z firmą i lokatorami. Gdybym miał to policzyć w stawce godzinowej — kolejne kilkaset złotych. Ale to jest część mojej pracy. To, co nie jest częścią mojej pracy, to wiedzieć z góry, że taka sytuacja wymaga uchwały, dwóch pozycji na fakturze i ozonowania klatki. Tego nauczyłem się przy tym zleceniu — i przy tym tekście zostawiam to innym zarządcom, żeby nie uczyli się pod presją dwunastu dzwoniących telefonów.

Podsumowanie — co radziłbym innemu zarządcy

Nie działaj sam — zwołaj zebranie, podejmij uchwałę, udokumentuj wszystko. Wiem, że dwanaście telefonów dziennie naciska na natychmiastowe działanie, ale wejście do cudzego mieszkania bez podstawy prawnej to problem, który wróci do ciebie, gdy spadkobiercy odmówią pokrycia kosztów. Uchwała i faktura z rozbiciem to twoja tarcza.

Zadzwoń do firmy od razu — nawet zanim masz uchwałę. Opisz sytuację: kamienica, wspólnota, spadkobiercy za granicą, zapach na klatce. Profesjonalna firma wie, co to oznacza formalnie i technicznie. Bestclean24 zapytała o uchwałę, o klatkę, o stropy, o lokatorów — zanim ja zdążyłem powiedzieć, że to kamienica z tysięcy dziewięćset dziesiątego roku z drewnianymi stropami. To doświadczenie z instytucjonalnymi zleceniodawcami jest warte tyle, ile nerwów mi zaoszczędziło. Bo w tej sytuacji nie jesteś rodziną w żałobie — jesteś zarządcą w kryzysie, a kryzys wymaga kogoś, kto zna procedurę lepiej niż ty.